水戸市内原中央公民館でのイベント開催方法

水戸市内原中央公民館でのイベント開催方法2016.5.29更新

水戸市内原中央公民館のページに施設利用案内のページが出来ました。
公民館利用方法の詳細は下記ページをご覧下さい。

「内原中央公民館」施設利用のご案内
http://www.city.mito.lg.jp/000271/000273/000294/001083/p015766.html

 

非営利で公共的なイベントであれば公民館の施設を無料で利用することができます。
とりあえず注意するところは以下の2点。

・営利目的では利用できない。
・個人では利用できない。

2番目の個人利用に関しては抜け道がありますが、最初の営利目的に関しては慎重に確認されます。
施設利用の申請を出す際に最初に「営利目的の活動ではありませんね?」「有料会員の募集や商品購入を勧めるなどの内容ではありませんね?」と聞かれました。過去に問題でも起こったのだろうか・・・?

初回利用時にはイベント内容に関する説明用の資料を提出する必要があります。
内容としては、イベントの概要、目的、開催時期、参加予定人数、参加者からの実費徴収の有無、必要な器具、責任者の情報等です。
特に実費徴収に関しては用途や内訳について詳しく書く必要がありそうです。(私は無料イベントのため記述なし)

実費徴収についての補足:

営利目的の利用はNGですが、料理教室の材料費や講師などを招いた際の御車代などは参加者から実費として集めることが可能です。
ただし、当然内容の審査は厳しくなります。

具体的な手続きの流れ

1)イベントの仕様書を準備する

必要な情報は、イベントの概要、目的、開催時期、参加予定人数、参加者からの実費徴収の有無、必要な器具、責任者の情報等。
利用予定のチラシなどがあれば添付します。
サンプル:スマホ・タブレット勉強会_企画書

2)「公民館等使用許可申請書」を記述する

公民館の窓口でもらえます。
イベント開催が個人の場合、イベント名を団体名として申請します。(本来の申請方法ではありません)
基本的に利用申請は、団体名+申請者という形で進めます。
どんな部屋があるか、どんな機材が使えるかなど、分からないことは窓口で聞くと親切に教えてくれます。
サンプル:公民館等使用許可書サンプル

3)準備した書類を公民館に提出する。

少し時間がかかります。
後日公民館から結果の連絡が来ます。
仕様書の内容について問い合わせが来たりもします。

4)OKが出ると「公民館等使用許可書」が発行されます。

サンプル:公民館等使用許可書と市民センター利用団体等調査票サンプル

5)機材の借用書を書く

貸し出し機材を利用する際は借用書が必要になる場合があります。
利用しない場合は必要ありません。

6)「市民センター利用団体等調査票」の記述

初回利用時に「市民センター利用団体等調査票」の記述をお願いされます。
これは利用する団体の詳細について記述するものですが、初回のイベント開催時には団体名簿の記述が出来ません。
提出はイベント開催後でも大丈夫なので、イベントに参加してくれた人に名簿への記述をお願いして下さい。
名簿の人数は参加予定人数に満たなくても大丈夫です。

7)イベントの周知

イベントのチラシなどがあれば公民館に置いてもらえます。
窓口でお願いしましょう。
サンプル:勉強会チラシ

8)イベント当日

公民館に着いたら部屋に入る前に窓口で「内原中央公民館使用確認表」を受け取ります。
借りた部屋の前には公民館の方で団体名を書いてくれていますが、必要に応じてイベントの張り紙等を設置しましょう。
使いやすいように机や椅子を移動してイベント開始です。
サンプル:内原中央公民館使用確認表サンプル

9)イベント終了後

窓口で受け取った「内原中央公民館使用確認表」にある確認項目を参考に後片付けを行います。
掃除用具の場所は窓口で聞くと教えてくれます。
片付けが終わったら「内原中央公民館使用確認表」を窓口に提出して完了です。
初回利用時は「市民センター利用団体等調査」の用紙も提出します。
団体名簿は窓口でお願いするとコピーをとってくれます。

10)2回目以降の申請

一度行ったイベントを再度行う場合の手続きはとても簡単です。
窓口で部屋の空き状況を確認してから「公民館等使用許可申請書」を提出すると、その場で「公民館等使用許可書」を発行してもらえます。
部屋の予約は利用日の前月1日から可能です。

参考情報:

水戸市内原中央公民館条例(2014.9.19全文引用)
水戸市内原中央公民館条例施行規則(2014.9.19全文引用)

カテゴリー: めも パーマリンク

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